Eigenaren Portaal

Op deze pagina leest u over de introductie van het nieuwe eigenaren portaal van VillaSud.

Per 24 januari 2024 zijn we overgegaan naar een nieuw reserveringssysteem. Beter, vollediger en moderner, maar dus ook ietwat anders.

Highlights zijn;

U keurt een reserveringsaanvraag vanaf nu goed in uw eigen portaal Mijn VillaSud
Kalender management; u kunt nu zelf perioden in uw beschikbaarheid kalender blokkeren
U heeft in het portaal volledig inzicht in reserveringen, facturen en feedback in 2024
Alle villa's worden gepresenteerd aan de klant met een all-in prijs. We werken niet langer met het villapakket.

Voor u als eigenaar betekent dit een andere werkwijze bij het goedkeuren van reserveringsaanvragen en het inzien van informatie over uw verhuur. Dus belangrijk dat u onderstaande informatie goed doorleest.

De volgende onderwerpen worden op deze pagina toegelicht. Als u op één van de onderwerpen klikt verspringt deze pagina naar het onderwerp van uw keuze.

1. Waarom nieuw reserveringssysteem?

VillaSud is per 24 januari 2024 overgestapt naar een nieuw reserveringssysteem. Wij horen u denken: maar dat was toch vorig jaar ook al? Dat klopt, naar Stratech. Deze leverancier heeft echter op de valreep van 2023 VillaSud en 200+ andere bedrijven, actief in de leisure, laten weten dat zij per 1 januari ging stoppen met haar administratiesysteem. Een vervelende verrassing want het boekingsseizoen was immers al in volle gang.

Er moest dus snel een oplossing komen. Gelukkig is dit gelukt en hebben we een overeenkomst kunnen sluiten met Booking Experts: de grootste leverancier van reserveringssystemen voor de 'leisure'-branch. De afgelopen 3 maanden is er heel hard gewerkt door ons team aan de implementatie, de koppeling met onze website en andere systemen. Gelukkig is alles voorspoedig verlopen. We zijn heel blij met de mogelijkheden van ons nieuwe reserveringssysteem, dat veel moderner is. VillaSud is klaar voor de toekomst.

2. Wat is er nieuw?

Een nieuw reserveringssysteem betekent ook dat sommige zaken net even anders zijn dan voorheen. De basis blijft uiteraard hetzelfde. U ontvangt een reserveringsaanvraag en u keurt deze goed of niet. Alleen de wijze waarop u dat doet is nieuw. Zie hiervoor item 6: 'Goedkeuren Aanvraag Reservering'. Het nieuwe reserveringssysteem biedt u als eigenaar ook extra informatie en inzicht in uw samenwerking met VillaSud.

Bij elke migratie is er sprake van data transfer. Anders gezegd, wij hebben alle bestaande gegevens, afspraken, reserveringen betreffende uw villa overgezet naar het nieuwe reserverinsgsysteem. Dit is gedaan met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Wij gaan er van uit dat alle gegegevens correct zijn overgegaan.

Dit gezegd hebbende verzoeken wij u - als extra controle - om goed te controleren dat alles in inderdaad correct wordt weergegeven. U doet dit in uw eigen portaal en ook op de webpagina van uw villa op www.villasud.be

3. Nieuwe design webpagina.

Ook de webpagina van VillaSud, www.villasud.be is aangepast als gevolg van de overstap naar het nieuwe reserveringssyteem. Een kleine verandering is dat de huurder nu een start- en een einddatum kiest in de kalender. Een grotere verandering is dat er een totaal prijs wordt getoond aan de klant. Het onderscheid huurprijs en prijs voor villapakket is niet meer.

Anders gezegd, de componenten van het villapakket zoals eindschoonmaak, huur linnengoed en administratie fee voor VillaSud zijn nu verwerkt in de totaal prijs. De klant ziet dus direct in een oogopslag wat zijn verblijf kost. Zie ook het onderwerp All-in prijs huurder op deze pagina.

4. Communicatie met U.

Naast de reguliere communicatie per telefoon en per e-mail kunt u nu ook met Team VillaSud communiceren via uw portaal Mijn VillaSud en wel via het item Receptie berichten.

U kunt direct via dit kanaal met Team VillaSud communiceren en wij op onze beurt ook met u. Als u een bericht van VillaSud ontvangt, ontvangt u ook een e-mail met de melding dat er sprake is van een nieuw bericht voor u.

Een mooi voordeel om op deze wijze met ons te communiceren is dat u al uw communicatie met VillaSud overzichtelijk bij elkaar heeft staan in uw eigen portaal.

5. Portaal Mijn VillaSud

VillaSud introduceert een nieuwe Mijn VillaSud omgeving genaamd eigenaren portaal. Dit portaal wordt uw nieuwe lifeline met VillaSud.

Om de 1e keer in te loggen in uw persoonlijke eigenaar portaal ontvangt u van VillaSud een e-mail. In deze e-mail staat dat er voor u een account is aangemaakt. U hoeft enkel een wachtwoord in te stellen om toegang te krijgen tot uw portaal.

U komt in dit portaal 2 nieuwe bedrijfsnamen tegen, Booking Experts en Holiday Media. De eerste is de provider van het nieuwe reserveringssysteem en HolidayMedia is het bedrijf dat zorgt voor de verbinding tussen het reserveringssysteem en de website, www.villasud.be. (Dit ter informatie voor het geval u zich afvroeg wie dat zijn).

In uw eigenaar portaal vindt u de volgende onderwerpen;

Overzicht
Reserveringen
Afrekeningen
Factureren
Receptie berichten
Beoordelingen
Gegevens
Gekoppelde gebruikers

Overzicht; In dit tabblad staan alle onderwerpen Reserveringen, Afrekeningen etc bij elkaar. Op alle overige tabbladen wordt enkel het betreffende onderwerp getoond.

Uniek op dit tabblad is de weergave van het object (uw villa) en de buttons beschikbaarheid en gegevens.

Erg mooi vinden we de feature beschikbaarheid. U ziet een overzicht van de kalender van uw villa inclusief reserveringen en geblokkeerde perioden. Nieuw is dat u zelf als eigenaar perioden kan blokkeren in de kalender. U hoeft dus niet langer een e-mail te sturen aan VillaSud. Zie ook item Agenda Management hieronder.

Reserveringen; In dit tabblad ziet u alle reserveringen. Zowel de definitieve als de geannuleerde. Als u klikt op een reservering ziet u alle info van de betreffende reservering waaronder de betreffende periode en de huurbedragen.

Afrekeningen; In dit tabblad ziet u welke bedragen wij aan u betaald hebben. Uw betalingen worden op korte termijn ingelezen. Voor eind januari zijn deze zichtbaar in dit tabblad.

Factureren; In dit tabblad ziet u de facturen verstuurd aan u door VillaSud. Denk aan de jaarlijkse listing fee.

Receptie berichten; Dit is een leuke nieuwe feature. Als u het woord receptie vervangt door VillaSud begrijpt u direct wat dit item kan. U kunt direct via dit kanaal met Team VillaSud communiceren en wij op onze beurt ook met u. Als u een bericht van VillaSud ontvangt, ontvangt u ook een e-mail met de melding dat er sprake is van een nieuw bericht voor u. Zie ook het item Communicatie met u op deze pagina.

Beoordelingen; In dit tabblad staat per reservering de door huurder gegeven feedback. Elke huurder wordt gevraagd om feedback te geven. Is daar bij een reservering sprake van feedback door een huurder dan vindt u deze hier terug.

Gegevens; In dit tabblad staan uw persoonlijke gegevens.

Gekoppelde gebruikers; In dit tabblad ziet u wie toegang heeft tot uw portaal. U kunt hier derden (partner, familielid) toevoegen en de betreffende persoon krijgt dan - na aanmaken eigen wachtwoord - toegang tot het account.

6. Goedkeuren Aanvraag Reservering

U ontvangt zoals gebruikelijk een e-mail met daarin de melding dat er sprake is van een aanvraag reservering. Een klant plaatst een reservering en u ontvangt direct per e-mail bericht. U wordt gevraagd deze te accepteren of af te wijzen. Nieuw is dat u dit doet in uw persoonlijke portaal genaamd Mijn VillaSud.

U antwoordt dus niet langer per e-mail voor akkoord maar u accepteert de reservering in uw eigen portaal.

Voordeel hiervan is;

U heeft volledig inzicht in de reservering aanvraag waaronder de periode, het aantal personen en ook wat de huurbedragen zijn.
Uw goedkeuring heeft als directe actie dat de huurder direct per e-mail op de hoogte wordt gebracht dat de reservering akkoord is.

Heeft u nog een vraag over de reservering? Keur dan de aanvraag niet goed maar stuur direct vanuit uw portaal een bericht aan Team VillaSud via de optie Receptie berichten.

7. Agenda Management & Blokkeringen

Een vaak geuitte wens van eigenaren gaat nu in vervulling. De wens om zelf de beschikbaarheid kalender te kunnen managen. Hoe? U heeft de mogelijkheid om zelf perioden te blokkeren in de kalender. U kunt nu zelf direct uw privé gebruik aangeven in de kalender. U hoeft dus niet langer een e-mail te sturen aan VillaSud.

U dit doet via de button "beschikbaarheid" in het tabblad Overzicht en dan onder het item Object (uw villa)

Voor de volledigheid; wij adviseren u om elke te blokkeren periode in te laten gaan en te laten eindigen op de betreffende wisseldag.

Het zelf deblokkeren van reeds door u geblokkeerde weken is niet mogelijk. U kunt hiervoor een verzoek in dienen via Receptie berichten in uw portaal dan verzorgen wij de aanpassing voor u.

Het kalender overzicht in uw Portaal biedt u dus een totaal overzicht; alle reservingen en blokkeringen tesamen.

8. Financieel inzicht

In uw portaal ziet u al uw reserveringen staan. Ook de reserveringen uit het verleden.

Per reservering ziet u wat de bedragen zijn die van toepassing zijn op de betreffende reservering. Dus vóór dat u een reservering goedkeurt ziet u de bedragen van huursom, eindschoonmaak linnengoed, etc.

Dit overzicht is on-line en altijd door u in te zien.

De maandelijkse overzichten reserveringen, welke per e-mail aan u werden verstuurd, komen dan ook te vervallen daar deze functie wordt overgenomen door uw portaal. De jaaroverzichten komen ook te vervallen.

9. Bedragen achter de komma

Het nieuwe reserveringsysteem werkt met dagprijzen en niet langer met weekprijzen. Nu zijn veel bestaande prijzen gebaseerd op weekprijzen. Bijvoorbeeld eindschoonmaak €150,-. Nu we dienen te werken met dagprijzen wordt het €150 / 7 is €21,428

Dit kan betekenen dat er soms op de webpagina van VillaSud geen fijn afgerond getal wordt getoond. In het voorbeeld van €150 wordt de dagprijs (€21,428) afgerond op €21,43. Dit keer 7 dagen maakt een weekprijs van € 150,01.

We hebben er al vertrouwen in dat dit geen gevolgen heeft voor de boekingen. Grote websites zoals Booking werken op een identieke wijze en daar gaat het ook prima mee.

10. All-in prijs voor huurder

Alle prijsafspraken met u gemaakt blijven ongewijzigd. Denk niet alleen aan de huursom maar ook aan de kosten voor eindschoonmaak, huur linnengoed, zwembadverwarming etc.

Alle verplichte kosten zoals eindschoonmaak en linnengoed worden nu verwerkt in één totaal prijs te zien door de huurder. Het onderscheid huurprijs en prijs voor villapakket is er dan ook niet meer. De klant ziet dus direct in een oogopslag wat zijn verblijf kost.

Optionele kosten zoals bijvoorbeeld zwembadverwarming of tussentijdse schoonmaak worden nog steeds separaat getoond.

Commissie berekening blijft ongewijzigd en wel enkel over het component huur. En niet over de verplichte lokale kosten zoals eindschoonmaak en huur linnengoed.

Voor de volledigheid; naast de kosten (zoals eindschoonmaak en linnengoed) welke netto aan u worden doorbetaald brengt VillaSud aan huurder ook een administratie fee in rekening. Deze was voorheen ook opgenomen in het villapakket maar is nu verwerkt in de all-in prijs voor huurder.

11. Communicatie met Beheerder

VillaSud communiceert met uw beheerder aangaande de volgende onderwerpen;

Bevestiging gereserveerde periode direct na de bevestiging aan de huurder.
Melding aankomst huurder met huurders info twee weken voor start van het verblijf.

Team VillaSud stuurt ook tussentijdse berichten aan beheerders wanneer er sprake is van een bijzondere situatie of specifieke wensen van huurders.

12. Beoordelingen

Elke huurder wordt gevraagd om feedback te geven. Huurder ontvangt per e-mail hier toe het verzoek om enkele vragen te beantwoorden. Sommige huurders doen dat graag en sommige doen dat helaas niet.

Geeft een huurder feedback dan vindt u deze terug in uw portaal. De feedback wordt ook getoond op de webpagina bij uw villa op www.villasud.be

13. Controle door u

Het in gebruik nemen van een nieuw reserveringssysteem is een ingrijpende verandering. Wij hebben de migratie goed voorbereid en getest. Wij vertrouwen dan ook op een soepele overgang.

Dit gezegd hebbende verzoeken wij u - als extra controle - om goed te controleren dat alles in inderdaad correct wordt weergegeven. U doet dit in uw eigen portaal alsook op de webpagina, op www.villasud.be.

Wanneer er volgens u iets niet correct wordt weergegeven dan horen we dat heel graag zo spoedig mogelijk om misverstanden met de klant te voorkomen.

14. Vragen

Heeft u na het lezen van deze pagina nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.

Of via uw eigen portaal
Of per telefoon +31 (0)30 6910645.
Per mail info@villasud.be.